Menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 7 Tahun 2022, penyederhanaan birokrasi merupakan bagian dari pelaksanaan reformasi birokrasi dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif dan efisien dengan mengoptimalkan pemanfaatan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), Penyesuaian Sistem Kerja meliputi Mekanisme Kerja dan Proses Bisnis.

a. Ruang Lingkup

- Penyederhanaan struktur.

- Penyederhanaan jabatan.

- Penyesuaian sistem kerja.

b. Tujuan

- Mewujudkan proses kerja yang efektif dan efisien.

- Memastikan pencapaian tujuan, strategi, dan kinerja organisasi.

- Mengoptimalkan pemanfaatan sumberdaya manusia.

- Mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.

c. Metode Penilaian

Berikut adalah tata cara penilaian penyederhanaan sistem kerja melalui cascading dari capaian penerapan sistem kerja:

Kategori: I, Nilai: 5, Konversi: 100%, Tingkat Penerapan: Telah menetapkan sistem kerja di lingkungan instansinya, menerapkan squad team, serta melakukan perbaikan dan pengembangan proses bisnis dan/atau penyesuaian Standar Operasional Prosedur (SOP).

Kategori: II, Nilai: 4, Konversi: 80%, Tingkat Penerapan: Telah menetapkan sistem kerja di lingkungan instansinya dan menerapkan Squad Team.

Kategori: III, Nilai: 3, Konversi: 60%, Tingkat Penerapan: Telah menetapkan sistem kerja di lingkungan instansinya.

Kategori: IV, Nilai: 2, Konversi: 40%, Tingkat Penerapan: Sedang dalam penyusunan draft pengaturan sistem kerja di lingkungan instansinya.

Kategori: V, Nilai: 1, Konversi: 20%, Tingkat Penerapan: Telah terdapat dokumen yang menyatakan akan dilakukan penyusunan draft sistem kerja di lingkungan instansi.

Kategori: VI, Nilai: 0, Konversi: 0%, Tingkat Penerapan: Tidak melakukan PSO.

d. Implementasi dan Hasil Penilaian Pada Ombudsman Republik Indonesia

Penyederhanaan birokrasi bukan hanya sekedar menyederhanakan struktur organisasi dan mengalihkan Pejabat Administrasi menjadi Pejabat Fungsional. Penyederhanaan birokrasi juga berarti melakukan penyesuaian sistem kerja secara mendasar yang mampu mentransformasi proses bisnis pemerintahan menjadi lebih dinamis, lincah, dan profesional. Penyesuaian sistem kerja merupakan upaya agar keselarasan dan hubungan antar kinerja individu yang mendukung kinerja organisasi lebih terlihat dan dapat dikembangkan.

Ombudsman mengimplementasikan penyesuaian sistem kerja dalam bentuk mekanisme kerja dan proses bisnis. Mekanisme kerja di Ombudsman digunakan sebagai acuan dalam pengaturan alur pelaksanaan tugas terdiri dari kedudukan, penugasan, pelaksanaan tugas, pertanggungjawaban pelaksanaan tugas, pengelolaan kinerja, dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Sementara penyusunan proses bisnis merupakan acuan bagi instansi pemerintah untuk menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi.

Pada evaluasi reformasi birokrasi sistem kerja untuk penyederhanaan birokrasi merupakan indikator yang baru dimasukkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi di tahun 2023, sesuai dengan yang termuat dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 3 Tahun 2023 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 25 Tahun 2020 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2020-2024. Evaluasi pertama kali indikator reformasi birokrasi sistem kerja untuk penyederhanaan birokrasi dilakukan pada tahun 2023 dan Ombudsman meraih nilai 5 dengan satuan indikator tingkat capaian sistem kerja untuk penyederhanaan birokrasi.