Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 25 Tahun 2021 tentang Penyederhanaan Struktur Organisasi Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi, Penyederhanaan Struktur Organisasi (PSO) adalah perampingan unit organisasi Jabatan Administrasi pada Instansi Pemerintah untuk mengurangi tingkatan unit organisasi.

a. Ruang Lingkup

Perampingan struktur organisasi Jabatan Administrasi pada K/L/D dengan kriteria tertentu dan memperhatikan karakteristik sifat tugas dari Jabatan Administrasi tersebut. PSO di lingkungan Pemerintah Daerah melalui koordinasi dengan Kementerian Dalam Negeri.

b. Tujuan

PSO dibuat dengan tujuan mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif dan efisien guna meningkatkan kinerja pemerintahan dan pelayanan publik, sehingga perlu dilakukan penyederhanaan birokrasi dan mendukung pelaksanaan penyederhanaan birokrasi yang optimal bagi seluruh instansi pemerintah sebagai pedoman bagi instansi pemerintah dalam pelaksanaan penyederhanaan birokrasi.

c. Metode Penilaian

Penilaian PSO dilakukan melalui dua indikator, yaitu:

1. Persentase Penyederhanaan Struktur Organisasi (PSO)

Perbandingan antara jumlah struktur pada jabatan administrasi yang disederhanakan dengan jumlah struktur pada jabatan administrasi yang berpotensi untuk disederhanakan.

PSO = (A - B) / (A - C) x 100%

Dengan notes:

A = jumlah struktur jabatan administrasi sebelum dilakukan penyederhanaan pada unit organik, instansi vertikal, dan/atau unit pelaksana teknis baik pada instansi pemerintah pusat maupun instansi daerah.

B = jumlah struktur jabatan administrasi setelah dilakukan penyederhanaan pada unit organik, instansi vertikal, dan/atau unit pelaksana teknis baik pada instansi pemerintah pusat maupun instansi daerah.

C = jumlah struktur jabatan administrasi yang berpotensi dipertahankan sesuai kriteria dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 25 Tahun 2021.

2. Evaluasi Kelembagaan

Tata cara evaluasi kelembagaan ditulis di dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No. 20 Tahun 2018 mencakup aspek evaluasi struktur organisasi dan aspek evaluasi proses organisasi melalui metode evaluasi umum dan populasi, sampel, dan responden.

d. Implementasi dan Hasil Penilaian Pada Ombudsman Republik Indonesia

Dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi pada organisasi, Ombudsman telah melaksanakan PSO untuk membentuk struktur organisasi yang lebih dinamis, lincah, dan profesional demi mempercepat terwujudnya hasil pelaksanaan reformasi birokrasi yang berdampak terhadap peningkatan kualitas pelayanan publik. Langkah awal Ombudsman terhadap PSO adalah dimulai pada November - Desember 2020 dengan melakukan penyederhanaan struktur organisasi melalui peralihan Jabatan Struktural ke Jabatan Fungsional ditandai dengan terbitnya Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Nomor 5 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia.

Penyederhanaan yang dilakukan saat itu terlihat dari jumlah Jabatan struktural yang sebelumnya adalah: Eselon II: 6 orang, Eselon III: 17 orang, dan Eseleon IV: 46 orang disederhanakan menjadi Eselon II: 6 orang, Eselon III: 2 orang, dan Eselon IV: 9 orang, sedangkan sisanya merupakan Jabatan Fungsional maupun Jabatan Pelaksana. Seiring berjalannya waktu Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Nomor 5 Tahun 2020 terus disempurnakan hingga perubahan yang terakhir sampai saat ini adalah Peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Nomor 2 Tahun 2022 tetap mempertahankan prinsip PSO didalamnya.

Pada evaluasi reformasi birokrasi PSO merupakan indikator yang baru dimasukkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi di tahun 2023, sesuai dengan yang termuat dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 3 Tahun 2023 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 25 Tahun 2020 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2020-2024. Evaluasi pertama kali indikator reformasi birokrasi PSO dilakukan pada tahun 2023 dan Ombudsman meraih nilai 100 dengan satuan indikator persentase penyederhanaan struktur organisasi.