Pada era revolusi industri 4.0, perkembangan arsip menghadapi tantangan berat untuk dapat menyesuaikan dengan perkembangan kemajuan teknologi informasi dan budaya masyarakat yang mengkehendaki segala sesuatu yang fleksibel dan cepat. Tantangan ini merupakan tuntutan untuk dilaksanakannya revolusi arsip melalui sistem digitalisasi. Digitalisasi Arsip diharapkan dapat mengatasi hambatan-hambatan konvensional dalam hal kearsipan seperti menyangkut: kelestarian wujud fisik arsip (kertas atau media lain), efisiensi tempat pemberkasan atau penyimpanan arsip, efisiensi penataletakan arsip, efisiensi perpindahan arsip, dan lain sebagainya.

Selain itu, Digitalisasi Arsip merupakan upaya yang dilakukan dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel kaitannya dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Digitalisasi Arsip yang dilakukan merupakan alih media/ perubahan wujud fisik arsip konvensional menjadi arsip elekronik atau dinamakan alih media.

Pada Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik, dijelaskan bahwa arsip elektronik merupakan arsip yang diciptakan yaitu dibuat dan diterima dalam format elektronik atau arsip hasil alih media, sedangkan alih media arsip elektronik merupakan kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lain dalam rangka memudahkan akses arsip.

a. Ruang Lingkup

Arsip Elektronik mencakup:

1. Arsip kedinasan;

2. Arsip yang dihasilkan dari sistem informasi bisnis;

3. Arsip yang berada lingkungan dalam jaringan atau berbasis web; dan

4. Pesan elektronik dari sistem komunikasi.

b. Tujuan

Alih media arsip kedalam bentuk digital ditujukan untuk:

1. Kebutuhan akses;

2. Pelestarian dan pelayanan arsip;

3. Keutuhan informasi arsip;

4. Kemudahan dalam pengelolaan arsip.

c. Metode Penilaian

Penilaian terhadap tingkat digitalisasi arsip tercakup dalam penilaian pengawasan kearsipan eksternal yang dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan menggunakan Instrumen Audit Pengelolaan Arsip Elektronik (APAE). Instrumen Audit Pengelolaan Arsip Elektronik (APAE) terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut:

1. Digitalisasi Arsip: untuk mengukur kegiatan digitalisasi arsip melalui alih media sesuai dengan ketentuan;

2. Implementasi Aplikasi Bidang Kearsipan Dinamis: untuk mengukur penerapan penggunaan Srikandi atau bidang kearsipan dinamis pada instansi;

3. Simpul JIKN: untuk mengukur tanggung jawab dan keaktifan dalam penyelenggaraan JIKN;

4. Sumber Daya Pendukung: untuk mengukur sumber daya pendukung dalam implementasi penggunaan aplikasi bidang kearsipan dinamis.

Penilaian terhadap digitalisasi arsip, yang mana Kementerian/ Lembaga/ Pemerintah Daerah dengan mengisi Form APAE dan penyampaian bukti dukung kepada ANRI untuk kemudian oleh ANRI dilakukan verifikasi, penyusunan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS), sampai dengan terakhir penetapan Nilai Hasil Pengawasan (NHP).

Hasil penilaian pengawasan kearsipan secara keseluruhan merupakan akumulasi dari nilai pengawasan kearsipan eksternal dan nilai pengawasan kearsipan internal. Sesuai dengan Pasal 24 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, bobot dari nilai hasil pengawasan kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Nilai pengawasan kearsipan eksternal memiliki bobot 60% (tingkat digitalisasi arsip termasuk salah satu penilaian didalamnya);

2. Nilai pengawasan kearsipan internal memiliki bobot 40%.

Nilai dan kategori atas hasil pengawasan kearsipan yang diperoleh terdiri atas:

1. Nilai > 90-100 dengan kategori AA (sangat memuaskan);

2. Nilai > 80-90 dengan kategori A (memuaskan);

3. Nilai > 70-80 dengan kategori BB (sangat baik);

4. Nilai > 60-70 dengan kategori B (baik);

5. Nilai > 50-60 dengan kategori CC (cukup);

6. Nilai >30-50 dengan kategori C (kurang);

7. Nilai 0-30 dengan kategori D (sangat kurang).

d. Implementasi dan Hasil Penilaian Pada Ombudsman Republik Indonesia

Ombudsman Republik Indonesia kaitannya dengan digitalisasi arsip senantiasa memenuhi kepatuhan terhadap Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Keasipan dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik serta mengawal penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan dan sebagai upaya untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan sesuai ketentuan yang berlaku.

Hasil pengawasan kearsipan pada Ombudsman Republik Indonesia telah ditetapkan dengan nilai 82,18 (delapan puluh dua koma satu delapan) dengan kategori A (memuaskan). Indikator Tingkat Digitalisasi Arsip merupakan indikator yang baru masuk kedalam Evaluasi Reformasi Birokrasi pada tahun 2023 sebagai salah satu indikator dalam Reformasi Birokrasi General. Hasil tahun 2023 Ombudsman Republik Indonesia mendapatkan nilai tingkat digitalisasi arsip sebesar 80,08 (delapan puluh koma nol delapan) dengan kategori A (memuaskan).